O termo Invoice em português significa “fatura”. Ele consiste em um documento semelhante a nota fiscal, emitido para transações feitas entre empresas e clientes de diferentes países.

Portanto, se você tem uma empresa que possui clientes de outros países, precisa saber o que é Invoice e como emitir esse documento.

O que é um documento Invoice?

Chamado de Invoice Internacional, ou apenas Invoice, trata-se de uma fatura emitida em transações comerciais entre uma empresa e clientes de outros países. É uma espécie de nota fiscal, emitida para a exportação ou importação de produtos ou serviços.

O Invoice tem a mesma relevância das notas fiscais emitidas em outros tipos de transação e deve ser emitido de maneira obrigatória em transações internacionais com valor acima de 3 mil dólares americanos. 

A emissão correta do documento evita problemas com a Receita Federal.

Qual a importância do Invoice?

invoiceComo já citamos acima, o Invoice é um documento que possui a mesma relevância de uma Nota Fiscal. É ele quem regulamenta a operação de venda e comprova que ela foi realizada conforme o previsto na legislação vigente.

A emissão do Invoice evita que as empresas tenham problemas com a fiscalização realizada pela Receita Federal e assegura que ela não tenha problemas relacionados com a sonegação fiscal.

Além disso, o preenchimento adequado do Invoice permite a isenção de alguns tributos estaduais e municipais. Como por exemplo, o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) e o Imposto sobre Serviços (ISS).

Como funciona?

O documento deve ser emitido sempre que houver uma operação de transação comercial internacional, podendo ser uma importação ou exportação de produtos ou serviços.

Embora seja recomendada a emissão do Invoice sempre que houver esse tipo de operação, ele não é obrigatório em todas elas. Veja a seguir.

Emissão obrigatória

A emissão para regulamentar a operação deve acontecer de maneira obrigatória quando o valor for superior a 3 mil dólares americanos ou a mesma quantia equivalente em outra moeda.

Nesse caso, a emissão do documento é indispensável então para registro da transação comercial.

Emissão indicada

Em operação com cobrança de valor inferior aos 3 mil dólares americanos, ou com valor equivalente em outra moeda, a emissão do documento é indicada. Sendo assim, mesmo não sendo obrigatória, acaba sendo indicada para evitar problemas futuros com orgãos de fiscalização.

O que deve constar no Invoice?

O Invoice é uma espécie de fatura de cobrança. Dessa forma, exige o preenchimento de uma série de informações, como:

  • Número do documento;
  • Data de emissão;
  • Nome completo e endereço do emissor;
  • Nome e endereço do destinatário;
  • Descrição da mercadoria ou do serviço prestado, preferencialmente, utilizando a Nomenclatura Comum do Mercosul;
  • Local de embarque e desembarque da mercadoria;
  • Tipo de transporte a ser utilizado na operação comercial;
  • Preço unitário do produto ou serviço, moeda utilizada na transação e valor total;
  • Peso bruto, líquido e quantidade;
  • Forma de pagamento;
  • Condições e termos de vendas;
  • Assinatura do emissor.

Quem faz Invoice?

O responsável pela emissão do Invoice é o vendedor ou prestador de serviço. 

É por isso que todas as empresas que trabalham com transações internacionais devem estar cientes do procedimento de emissão do documento.

É importante saber que a emissão pode ocorrer de maneira diferente dependendo da região de localização. A orientação a respeito disso deve então ser buscada junto às prefeituras locais ou com o seu contador.

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Como preencher o Invoice?

A emissão do Invoice não segue um modelo padrão como ocorre nas notas fiscais e outros tipos de documentos. Dessa forma, cabe ao empresário definir a melhor forma de preenchimento, utilizando formulários prontos ou criando o próprio formulário.

O ideal é que o preenchimento seja feito no idioma do cliente ou em inglês, que é uma língua falada em todo o mundo. Isso garante a compreensão do documento.

A emissão deve ser feita em 3 vias iguais, todas assinadas e carimbadas por quem emitiu.

Quais são as taxas cobradas?

Apesar de a transação comercial internacional ser isenta de impostos estaduais e municipais, como ICMS e ISS, existem tributos que precisam ser pagos, como o IOF (Imposto sobre Operações Financeiras).

Atualmente, é cobrado então o valor de 0,38% sobre o valor da nota.

Além disso, pode haver a cobrança do Imposto de Renda. Isso depende então da natureza da operação.

O que é uma Invoice Number?

O Invoice Number corresponde a um código numérico sequencial utilizado para fazer a identificação de cada Invoice que é emitido por uma empresa.

Quais são as principais informações contidas numa Invoice?

Já citamos acima quais são os dados e informações que devem constar no documento. Entre aqueles considerados como os principais estão:

  • Dados completos do exportador e do importador;
  • Dados completos da mercadoria (espécie, quantidade, o peso e outras características;)
  • Valor da transação;
  • Forma de pagamento;
  • Meio de transporte e informações a respeito do frete;
  • Termos de venda.

Modelo de Invoice 

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